作为雇主，你有责任在员工的个人档案中保存记录。从新员工的文件到工资信息，有各种各样的文件(和一些机密信息)你需要保存并保存在手边。那么，员工文件中应该有什么内容呢?
员工档案中应该有什么?
如果你想保持条理，满足法律要求，做决定(比如加薪)，保存员工文件是必须的。但从法律上讲，你不能包起来所有您的员工记录在一个文件中，即使它是为同一员工。按人事档案分隔信息有一些要求。更不用说，您可能需要存储一些记录比其他记录更长时间。
您需要为每个员工存储各种不同的文档。根据文件的类型和是否保密，您可能需要将其与其他文件分开。以下是你应该在每个员工档案中保存的内容:
- 主文件
- 雇佣前信息
- 个人信息
- 特定于业务的形式
- 工作表现记录
- 分离/终止信息(如适用)
- 机密信息
- 工资记录
- 利益的信息
- 医疗记录
- 表格i - 9
- 直接存款信息
主要员工人事档案
为每个员工(包括已离职的员工)保存一个员工档案。主要的员工档案应该不包含任何机密信息或表格，如员工的社会保险号或表格I-9。相反，这些文件应该放在单独的文件中(我们将在后面讨论)。
员工的主文件应该包含基本信息，如录用前的信息和签署的确认表格。下面看看你应该在员工的主文件中包含什么。
雇佣前信息
当你雇佣一个员工的时候，最好为每个员工存储一些雇佣前的信息。这样的话，如果需要的话，你可以回头查阅。当你为候选人进行面试和招聘过程时，你通常会从他们那里收集以下信息:
- 工作申请
- 重新开始
- 采访笔记
- 参考文献
- 的推荐信
当您雇佣员工时，请将上述信息安全保存在员工的个人档案中。同时，保管好其他的招聘文件(如:录用通知书)，将它们与预录用信息分开存放。此外，请记住，一些招聘表格和信息应该保密(如表格I-9)。
个人信息
虽然您不应该在员工个人文件中保存个人信息，比如员工的SSN，但是您应该随时保留一些个人信息。
你可以将一些个人信息存储在员工的个人文件中，包括:
- 员工联系信息(姓名、地址和电话号码)
- 紧急联系方式
特定于业务的形式
根据你的业务，你可能要求雇员在开始为你工作时签署某些确认表格。你应该把这些签过名的文件放在每个员工的个人档案里妥善保管。
以下是一些你可能需要收集和储存的确认表格:
- 员工手册
- 签署的合同或其他协议
- 政策变化
工作表现
员工档案的一部分应该包括他们工作表现的信息。为了帮助评估员工的表现，请为每位员工保留以下记录:
- 工作描述
- 工作表现评估及检讨
- 考勤记录
- 工作调动及晋升
- 培训信息
- 警告及/或其他纪律处分(如适用)
分离/终止信息
如果你解雇一名员工或一名员工离开公司，一定要在员工的个人档案中做记录。如果你和一名员工分开了，请在他们的记录中存储以下信息:
- 离职面谈
- 解雇信息(例如，员工离职或被解雇的原因)
- 雇佣的最后一天
- 员工辞职信(如适用)
- 其他出口文件
机密信息
同样，有些员工档案是机密的，需要与主档案分开保存。为了遵守联邦法律，不要将机密的员工信息保存在员工的主文件中。相反，将这些记录保存在一个单独的、安全的地方。这样，它们就不会落入坏人之手。
你应保密的记录包括:
- 工资记录
- 利益的信息
- 医疗记录
- 表格i - 9
- 其他杂项保密纪录
工资记录
员工工资记录包括任何与支付员工工资有关的事情。这可以包括:
因为工资单记录充满了个人信息，所以要把它们与其他员工档案分开。
利益的信息
如果你提供员工福利在您的业务中，您需要将记录存储在一个机密文件中。而且，你需要把它们和其他文件分开(例如，工资记录)。
如果你为员工提供福利，请在每个员工的记录中存储以下信息:
- 福利信息(如健康、视力、牙科等)
- 福利登记表格
- 福利拒绝表格
医疗记录
的美国残疾人法案(ADA)要求员工医疗记录与其他员工记录保持独立。将每个员工的医疗记录从他们的主档案中保留一部分，包括:
表格i - 9
表格i - 9“就业资格验证”(Employment qualification Verification)是一份表格，用以确认你的雇员被允许在美国合法工作。当你雇佣一名员工时，你会收集这份表格和其他新员工的文件，比如形式圆满填写完减免证明．
美国公民和移民服务局(USCIS)建议你将表格I-9与主文件和机密文件分开。将所有员工的表格I-9存储在一个文件中，这样在检查的情况下，您可以很容易地访问所有的表格。
各种各样的机密记录
除了将上述文件与其他文件分开保存外，你可能需要将其他员工记录保密保存，例如:
- 直接存款表格和银行信息
- 背景调查
- 调查记录
- 员工平等的机会(EEO)记录(例如自我身份证明表格)
你为什么要保留员工记录?
所以，保留员工记录有什么大不了的?在某些情况下，这是法律所要求的。在其他情况下，只要把信息放在指尖就可以了。让我们来看看为什么保持整洁的员工档案是如此的重要。
1.帮助做决定
雇主需要做出升职、加薪和降职的决定。有员工记录，比如绩效考核、时间和出勤记录，以及类似的信息有助于更容易地做出决定。
2.让你遵守联邦、州和当地的法律
作为企业所有者，您必须遵守特定的联邦、州和地方法规。例如，IRS和FLSA要求您在指定的时间内保留与工资相关的信息。
为了遵守法律，准备好预扣税、工资信息和其他相关表格。
3.组织你的记录
一般来说，你必须保持员工记录的组织性。你的员工在入职和开放注册的过程中签下了很多不同的表格。
如果你丢失了这些记录，你就没有证据证明你的员工承认了协议。如果有诉讼或国税局审计，你可能面临罚款、罚款和法庭费用，而没有证据证明员工的承认。
存储员工记录有助于保持所有这些文档的整洁有序，以防以后需要它们。
如何整理员工个人档案
要组织和存储员工人事记录，可以存储纸质文件或无纸化记录。无论您如何存储记录，都要确保它们是安全的(特别是机密记录)。
把纸质文件放在一个安全的地方，比如一个上锁的文件柜，限制谁可以使用纸质文件。确保每个员工都有自己的文件，这样你就不会混淆记录。当然，要把主要的员工档案和机密档案分开。
如果你不喜欢存储纸质文档，你可以选择无纸化的方式。通过扫描并上传纸质文件到设备(如电脑)来实现无纸化员工档案。如果你使用vwin.com德赢娱乐网 ，您可以安全地将员工文件存储在云中，并对文件进行自动备份。
无论你做什么，确保你有备份文件的方法，以防它们被损坏或丢失(想想洪水或你的电脑崩溃)。
员工可以访问自己的文件吗?
在某些情况下，您的员工可能希望访问他们的员工文件。大多数州都有具体的法律，规定雇员有权查阅他们的文件和复印文件。
在大多数情况下，如果员工提出要求，他们就可以访问自己的文件。查看你所在州的劳动部门，了解你的要求和具体的规定。
你需要保存员工档案多长时间?
根据法律，你必须保留员工档案一段时间。时间长短取决于记录的类型和你所在州的记录保存要求。以下是你通常需要保存员工档案的时间:
- 雇佣前记录:联邦标准是在你雇佣某人一年后(包括你没有雇佣的候选人)。很多州都要求你将录用前的文件保存至少三年
- 背景调查信息:一年
- 工资记录(如:已付工资):三年
- 考勤卡和工作时间表:两年
- 绩效信息:员工离职一年后
- 医疗记录:员工离职三年后
- 利益的记录:员工离职三年后
- 表格i - 9:雇员受雇三年后或受雇期满一年后，视乎哪个时间较晚
- 雇佣税文件(如表格W-4):四年
- 意外及受伤纪录: 5年
- 离职/终止记录:一年
你可以将记录保存的时间超过要求的时间。毕竟，你再小心也不为过。例如，你必须保留工资记录至少三年。但是，如果你愿意，你可以借得更久。
请记住，上面的一些时间框架可能更长或更短，这取决于你的州的要求。请向您的州查询有关员工档案保存时间的更多信息。
正在寻找一种简单而安全的方式来存储您的员工文件吗?爱国者的vwin.com德赢娱乐网 附加到我们的在线工资是完美的解决方案。有了爱国者的人力资源，你可以把所有的员工记录和文件安全地组织在网上。还有，我们有没有提到它与我们的工资单软件集成?今天就免费试用吧!
本文由2015年11月25日的原始出版日期更新而来。
这不是作为法律建议;欲了解更多信息，请请点击这里。