当你运行工资时，你要处理很多机密和敏感信息。如果你的公司的工资单信息落到坏人手里，这对你的员工和公司都是毁灭性的打击。
您的企业必须有一个安全的工资单流程。
工资单包含许多关于雇员的信息:家庭地址、社会安全号码、出生日期、银行账号、工资率等等。它还包含有关您的企业的信息，例如您的企业银行帐户。
有人可以利用你的工资信息窃取员工身份，从你的企业窃取。
如果你不保护你的工资单，你可能会意外地泄露员工信息的隐私。而且，有人可能会做出承诺工资欺诈了,你还没注意到。
你需要尽你所能来保护工资数据。你必须知道威胁可能来自哪里，以及如何阻止它们。
工资威胁从何而来?
工资安全威胁主要来自两个地方:企业内部和企业外部。
你的员工可以构成威胁。能接触到你工资单的雇员可能会试图偷钱。员工还可能试图窃取其他员工的信息。他们可能想要比较工资，甚至偷别人的身份。
即使你很了解你的员工并信任他们，你仍然可能面临风险。工资方案这在小型组织中是普通的两倍而不是大的。而且，工资单欺诈在平均两年内都不会被发现，这意味着你信任的员工可能会在你没有意识到的情况下窃取金钱和信息。
你公司以外的人也可能试图窃取信息和金钱。他们可能会黑进你的电脑，使用恶意软件，或者发送电子邮件网络钓鱼尝试。
你必须在多个方面进行保护，以确保工资的安全。
如何创建一个安全的工资单
工资表可以包括技术文件和纸质文件。你必须确保这两个安全。您还需要创建程序和规则来保护您的工资。请阅读下面的内容，了解如何实现工资安全程序以确保您的工资安全。
内部控制
为了保护你的工资，你必须设置工资的内部控制．
从你的员工那里拿走工资。他们不应该意外地看到私人信息。如果可以的话，在一个单独的房间里计算工资。如果你没有一个单独的房间，你可以运行工资，试着在一个区域运行工资，员工看不到你的电脑屏幕或纸质文件。
指导员工不要互相分享个人信息。他们不应该互相出示他们的个人工资文件或身份信息。
定期进行工资审计。你可以做一个内部审计(由你或公司内部人员进行审计)或外部审计(由外部人员进行审计)。审计帮助你确保你的工资数字和程序是准确的。
如果你的公司有员工负责工资发放，考虑将职责分开来确保工资发放。大型企业通常有几个人参与工资发放流程，但您应该尝试至少有两个。多人参与有助于防止一个人成为薪资安全威胁。
由于员工有限，职责分离对您的业务来说可能很困难。但是，您仍然可以找到一种方法，让至少两个人参与您的工资单流程。例如，您可能有一个管理工资的雇员。雇员可能会在你的工资软件，但你负责写和分发工资支票。只有你才能使用支票库存，所以其他人不能开支票。而且，你可以检查一下你的薪水以确保没有异常。
你还应该让你的银行知道谁可以签支票和管理商业银行账户。如果员工不再被授权执行这些任务，您必须通知银行。
技术
技术对运行工资单是有用的，但它必须更新和保护。
定期更新你的工资软件。如果您没有最新的版本，您的软件可能有一些安全漏洞。如果你使用云工资单软件，供应商将自动为您更新软件。
你的电脑、工资单软件和所有其他帐户都应该有强密码。创建长而复杂的密码。不要同时使用多个帐户的密码。不要与他人分享你的密码，并鼓励员工这样做。你和你的员工都应该定期修改密码。
当你完成时运行工资，注销您的工资软件帐户。不要一直登录，因为其他人可以很容易地访问它。
当员工被解雇时，确保他们不再有访问帐户的权限。关闭他们的账户。如果员工拥有共享帐户的密码，则更改该帐户的密码。
在你公司的电脑上设置防火墙。安装病毒扫描程序并运行常规扫描。
了解钓鱼计划以及如何识别它们。这些方案变得越来越先进，电子邮件经常看起来像是来自政府机构或你的业务范围内的某人。钓鱼邮件通常要求提供与工资相关的信息，比如员工的信息报税表形式．一般来说，不要通过电子邮件分享机密的工资信息。
为你的工作邮件设置垃圾邮件过滤器。过滤器将帮助删除不需要的钓鱼邮件。然而，垃圾邮件过滤器并不是完美的，所以你仍然应该学习如何识别网络钓鱼。
纸质文档
如果你有纸质文件，你也必须确保它们的安全工资保密．
把所有的纸质工资文件锁在文件柜里。限制拥有文件柜钥匙的人数。如果你有一个指定的房间工资记录在美国，也要把它锁起来，限制访问。
买一个碎纸机。如果你需要处理任何工资单文件，先把它们放进碎纸机。您还可以使用碎纸机来处理包含有关员工或客户的敏感信息的其他业务文档。
如果你分发纸质工资支票，把它们放在一个安全的地方，直到你分发它们。如果你不能给员工他们的薪水，把支票放在安全的地方，直到你能把它发出去。不要让未经授权的员工触摸工资支票或拿别人的支票。这维护了员工信息的机密性。
网上支付薪水软件可以帮助你保证工资的安全。因为软件在云端，所以可以自动更新。爱国者的工资软件甚至使用加密技术和服务器，其安全程度不亚于银行。现在就开始免费试用，让你的工资单处理更安全。