As an employer, you’re responsible for withholding taxes from your employees’ wages and reporting the amount to the government. And in order for employees to file their individual tax returns, you need to show them how much you withheld during the year. So, how do you do that? You need Form W-2.

准备好对整个W-2事物的牢固掌握吗？继续阅读以学习和理解W-2表格。

理解W-2形式

作为雇主，您有责任准确地填写并将表格发送给您的雇员和社会保障局（SSA）。不过，在做到这一点之前，您需要彻底了解并理解W-2表格。查看所有必备信息，以了解下面的W-2表格。

什么是W-2形式？

IRS表格W-2，工资和税收声明，报告有关员工年工资的信息，并列出您在这一年中付款的员工。您必须向每个员工和SSA发送W-2表格的副本。

W-2表格包括有关员工总工资和扣留税款以及其他信息的信息，例如提示收入和递延薪酬。

Send W-2 forms to any employees you paid a salary, hourly wages, or other form of compensation during the year.

只有员工收到W-2表格。不要给您的独立承包商W-2表格。确定您的工人是否是员工与独立承包商, check with the IRS and read up on classification rules.

除了发送表格W-2外，您还必须发送Form W-3，工资和税收陈述的传输，向SSA。W-3表格只是您表格W-2的摘要。在将其发送到SSA之前，请不要忘记签名W-3。

有关表格W-2的信息

To fill out Form W-2, you need up-to-date employee and payroll records, including a currentForm W-4对于每个员工。

W-2表格由带有数字或字母标记的多个盒子组成。查看以下每个框中必须包含哪些信息的细分：

• 答：员工的社会保险号码
• b: Employer Identification Number (ein）
• C：雇主的姓名，地址和邮政编码
• d: Control number
• e: Employee’s first name, initial, last name, and suffix
• F：员工的地址和邮政编码

现在，让我们看一下您必须填写的编号行：

• 1: Wages, tips, and other compensation
• 2：扣留联邦所得税
• 3：社会保障工资
• 4：社会保障税扣留
• 5: Medicare wages and tips
• 6:Medicare tax扣留
• 7: Social Security tips
• 8: Allocated tips
• 9：n/a（空白）
• 10: Dependent care benefits
• 11：不合格的计划
• 12A - 12D：代码
• 13: Checkboxes for statutory employee, retirement plan, and third-party sick pay
• 14：其他
• 15: Employer’s state ID number
• 16:国家工资,技巧等。
• 17：州所得税
• 18：本地工资，提示等。
• 19：Local income tax
• 20：局部名称

Each business’s Form W-2 is different. You likely won’t need to fill out every singleW-2盒。

形式W-2的示例

As you can tell, there is很多of information you need to include on Form W-2. Take a look at an example of Form W-2 filled out below to get an idea of what yours might look like.

形式W-2的副本

There are various copies of Form W-2 that you must send out. Check out a list of copies and their recipients below:

• 复制A：SSA（以及表格W-3）
• 复制B：员工
• Copy C: Employee
• 复制D：保留您的记录
• 副本1：州，城市或地方税务部，如果适用
• Copy 2: Employee

Form W-2 deadline

每年1月31日之前向您的员工发送表格W-2。将表格W-2发送给您在这一年中支付的任何员工，包括不再为您工作的员工。

您还需要在1月31日之前向SSA发送表格W-2和W-3。您可以通过邮件将表格发送到SSA。或者，您可以在线选择电子文件W-2和W-3。

请记住，您有责任向各方分发多个副本。不要忘记将每个副本发送到正确的截止日期。

表格W-2选项

When it comes to creating copies of Form W-2 for your employees and the SSA, you have a couple of options. You can:

• 您自己打印和分发表格W-2
• 采用payroll services或软件以帮助填写表格

如果您自己打印表格，请在官方副本上打印W-2。您可以从IRS或当地办公用品商店购买合法表格。您可以在IRS网站上查看W-2表单样本。但是，您不能使用样品。

打印表格W-2时，请确保每个员工的名称，地址和SSN都是准确的。另外，请仔细检查您的企业的信息是正确的。您只能在W-2表单上打印。请勿在W-2表格上手写。

如果您选择使用薪资服务或软件，那么他们很可能会为您完成大部分腿部工作。许多在线薪资软件公司将根据您输入到系统的信息为您填写表格W-2。而且，一些工资单甚至代表您直接向SSA发送表格。

If your provider doesn’t handle the distributing and filing for you, look into what options you have. Check with your payroll provider to see whether or not you can print Forms W-2 directly from your account and if electronic W-2s are an option for your employees.

即使您使用为您填写表格W-2的薪资服务或软件，在分发之前，请仔细检查表格W-2还是一个好主意。

If an accountant handles your business and payroll taxes, check with them to see if they also file Form W-2 for you.

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本文从2012年1月19日的原始出版日期开始更新。

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