作为卖家，你要准备发票，要求赊购的客户付款。作为买家，您可能还需要创建一些文档，如采购订单(PO)。什么是采购订单?

继续读下去，学习采购订单的来龙去去，如何创建它们，以及发票和POs之间的区别。

什么是采购订单?

采购订单是买方用来向卖方或供应商下订单的文档。POs详细说明了必不可少的购买数据，如联系信息、日期、产品信息以及条款和条件。一般来说，在卖方接受协议后，采购订单就是具有法律约束力的文件。

如果您需要购买小型企业库存，您可以通过创建PO来传达您想要的内容。您应该复制您创建的PO，并将其保存为您的记录。

另一方面，您可能会收到来自您的客户，即买家的订单。当你收到订单时，准备好所要求的产品以便发货或提货，与客户联系，并开具发票。保存收到的采购订单，以备记录和记录。

采购订单与发票

许多人把订货单和发票搞混了。但是，理解采购订单和发票之间的区别是完成正确表单的关键。所以,什么是发票？

发票是一种票据。买家创建POs，向卖家请求产品。卖家创建发票要求买家付款。

使用此可视化视图查看POs和发票在采购订单过程中是如何协同工作的:

如何创建采购订单

作为买家，你需要知道在订单中包含哪些信息。

采购订单的格式可以不同，但必须包括以下标准信息:

产品、数量及价格:列出你想要购买的产品的信息。包括每件产品你想要多少，以及每件产品的价格。

总价格:把你订购的产品的价格加起来，并在底部列出总数。

日期:这可能是显而易见的，但您必须包括订单准备日期。

采购订单号码:给你的POs机编号，这样你和卖家都能追踪到它们。

买家的联系信息:列出联系人信息，如姓名、公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。

卖家联系信息:列出卖方的名称、公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址。

航运细节:大多数卖家在收到采购订单后就发货。包括您希望卖方将您的订单发送到哪里。或者，指定您是否想取您的订单。

采购订单条款和条件:这一部分的PO是必不可少的。指定卖方必须满足的条款，以使订单具有法律约束力。包括条款和条件，如价格，交货时间表(你期望收到订单的时间)，和付款到期日。

采购订单的例子

以下是PO的一个例子:

创建一个采购订单并更新您的图书

在起草和发送PO时，不要创建日记账条目。相反，要等到你的条款和条件得到满足。

你的信用应付账款一旦你收到发票，你就可以存入账户。在您支付订单后，通过借记您的应付帐户，将原来的日记账分录倒转。

如果你收到PO怎么办

从客户那里收到PO就开始了购买订单的过程。

当你收到采购订单时，根据条款和条件准备订单。

如果你发货给买方，收到订单后通知他们。同时，当你发送订单时，让你的客户知道。考虑包括一个跟踪号码，以便买家可以在线跟踪发货。

一旦买家收到他们的订单，你可以准备一张发票寄给他们。

将买方的订单保存在您的记录中。如果买方认为你没有遵守采购订单的条款和条件或犯了错误，你可以参考原始订单。并且，把你创建的发票复制一份，以便你的记录。这样的话，你就知道买家什么时候会延迟付款。

收到采购订单并更新你的账簿

那么，在采购订单的过程中，您应该在什么时候更新您的会计账簿呢?

当收到PO时，不要创建日记账条目。只在您运送产品或买方收到产品时创建日记账条目(取决于PO条款和条件)。

发出订单后，借记你的钱应收账款帐户。当你收到买方的付款时，贷记你的应收账款账户，以反转原来的日记账分录。

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