雇佣新员工是令人兴奋的，但也有很多文书工作要做。从W-4表到形式1 - 9所有中间的形式，都有很多可以记录。但是，还有一项需要添加到列表中，而且你不会想忘记它:新员工报告。

什么是新员工报告?你应该报告哪些员工?你如何向新员工汇报工作，你向谁汇报?继续阅读，了解更多关于新员工的报告和你的职责。

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什么是新员工报告?

的1996年个人责任和工作机会和解法案(PRWORA)要求你向你所在州报告所有新雇佣的员工。州政府向联邦政府报告这些新雇员。该法案也适用于你重新聘用的所有员工。

联邦法律没有要求你报告独立(即1099)承包商。然而，有些州确实要求你报告1099承包商．所以，问问你的州，有没有举报承包商的事。

新员工报告适用于所有私人的、公共的、政府的和非盈利的雇主。法律不豁免任何公司报告新员工。

你为什么要报告新员工?

当你向你的州报告新雇佣的人时，州会使用这些信息来执行法律和福利。

各州可以将新招聘信息用于以下任务:

• 加快子女抚养费扣缴令程序
• 向频繁换工作的父母收取子女抚养费
• 定位没有父母
• 查明领取失业保险的欺诈者
• 预防和制止非法福利援助
• 停止虚假工人索赔

各州还将新聘员工的信息发送给国家新聘员工名录(National Directory of new Hires)。而且，各州可以访问其他州的数据库。数据库访问允许各州追踪迁移的人。

估计有30%子女赡养费案件中涉及的父母与子女居住在不同的州。国家目录和州数据库访问允许州和联邦机构跟踪雇员信息。

你如何报告新员工?

向处理州新招聘报告项目的州机构报告新招聘人员。记住，你必须向雇员所在的州报告新雇佣的员工，除非你是一个跨州的雇主(我们稍后会讲到这个问题)。

要找到你所在州的新招聘报告网站，请查阅儿童抚养执行办公室(OCSE)地图。OCSE也有一个图表各州新雇员报告信息．

联邦法律规定了三种提交新员工信息的方法:邮件、磁带或电子方式。你所在的州可能会提供更多的选择来提交新招聘信息，比如传真、电子邮件、电话或网站报告。

你也许可以用它来报告新员工的信息形式圆满填写完减免证明，一个国家指定的表单，或者通过设计自己的新雇佣表单。具体细节请与您所在的州联系。

你什么时候报告新员工?

PRWORA设置报告新雇员的基本时间框架。联邦法律规定，你必须在雇佣新员工20天内报告。

各州可以要求缩短新员工报告的时间。如果你所在的州对新雇员的报告期限较短，请确保遵守本州的法律。如果你的员工在不同的州工作，检查员工所在州的法律。

一旦你建立了雇主/雇员的关系，雇员挣了工资，你就必须报告新员工。所以，报告所有的新员工，即使他们只工作了一天。并且，报告新员工，即使你在完成新员工报告之前就解雇了他们。

你需要提供什么信息?

新员工的报告要求因州而异。然而，PRWORA设置了每个新员工需要报告的最低信息。最基本的是:

• 联邦雇主身份证号(费恩)
• 业务名称
• 办公地址*
• 员工的全名(第一个、中间一个、最后一个)
• 员工的地址
• 社会安全号码(SSN)
• 雇佣日期

*如果你的公司有不止一个实际工作地点，报告两个工资单地址(通常是公司的主要地址)nd新员工的工作地点地址。工作地点允许政府找到员工，如果必要的话。政府发送任何收入扣缴订单到工资地址。如果您只能提供一个地址，请给出您希望发送收入预提订单的地址。

各州对新雇工文件的要求可能包括额外的信息。检查你的州，看看你是否需要提供更多的细节。

考虑添加一个文件到你的新雇用包中，列出你需要的信息来完成与州政府的新雇用文书工作。同样，您的州可能允许您提交自己的表单。一个特定的新雇用登记表也允许你跟踪所有你必须报告的新雇用。

如果我在多个州雇佣多个雇员呢?

随着远程工作的兴起，你可能会在不同的州雇佣多个员工。在需要向多个州报告新员工的情况下，你有几个选择，包括:

• 向他们工作的州报告新员工或
• 选择一个新雇员的状态并向该状态报告所有新雇员

然而，如果你选择一个州报告所有新员工，你必须:

• 在美国卫生与公众服务部(HHS)注册成为一个多州雇主
• 选择要进行报告的指定状态
• 每月提交所有新员工的简历不超过两次(间隔12-16天)，可以通过电子方式提交，也可以通过磁带提交

卫生与公众服务部允许您:

• 网上注册
• 提交传真
• 邮件的形式
• 用电子邮件发送填妥的表格

如果你选择通过传真、邮件或电子邮件登记，你必须这样做下载并填写表格．

在你注册成为一个跨州的雇主后，报告所有你指定州的新雇员。不要向不同的州报告新员工。在选择州之前，要按州检查新员工的报告要求。为什么?因为有些州可能比其他州需要更多的信息。

如果我不上报新员工呢?

如果你从未报告过新员工，请报告过去180天内你雇用的所有员工。在你提交这些新员工后，在他们被雇佣的20天内报告所有其他员工。

你可能会因为不报告新员工而面临处罚。每个州决定罚款多少。然而，联邦法律规定你所在的州可以对你处以罚款到你没有上报的每名员工25美元。此外，如果你和你的雇员共谋逃避报告，你的州可以对每名雇员处以最高500美元的罚款。

国家也可以对不遵守规定的人处以非金钱的民事处罚。

我解雇员工时需要报告吗?

如果你要报告新员工，你要在你终止一个员工？这取决于雇员是否有子女抚养费扣缴令。如果是，向发出收入扣缴通知的机构报告该员工的终止。在你报告新员工后，你应该收到中介的扣留通知。

检查您的状态以获取所有报告信息，包括需要多快地报告被解雇的员工。

本文已从2012年4月13日的原始出版日期更新。

本文无意作为法律建议;欲了解更多信息，请请点击这里。