作为企业所有者，保持记录是最重要的事情之一。您需要保留的一种类型的记录是薪资。涉及联邦法律时，您需要知道保留薪资记录多长时间。

What are payroll records?

工资单记录是与支付员工有关的文件。以下是您必须在文件中维护的工资单记录：

• 所有员工的名称，地址和社会安全号码
• Workweek信息（例如，开始和结束日期）
• 每天工作的小时/每周工作总数
• 每个员工如何支付（例如，每小时，薪水）
• 支付率
• 加班收入（如适用）
• 增加或扣除工资
• 每个期间支付总工资
• 付款日期和支付期
• 形成W-2和W-3
• 形成W-4和W-5
• 形式941或944
• 福利记录

您可能需要其他工资记录，如员工报销的旅行优惠券。

保持工资单记录一段时间，以避免处罚。例如，如果您被审计或被指控歧视，则需要进行记录。

薪资记录需要多长时间？

您必须保留所有工资单至少三年，根据这一点公平劳动标准法案（FLSA）。而且，您需要保留记录，以显示您确定的工资两年的记录（例如，符合FLSA计时要求的时间卡）。

保持就业税的记录至少四年根据今年第四季度申请后美国国税局。这些记录包括员工的W-4，个人信息和就业日期等文件。

存储工资记录

您可以通过纸张或在线文件存储薪资记录。开发一个最适合您的记录保留系统。

通过纸张的录制保留，您可以将文件存储在锁定的橱柜中。请务必为每个文件夹标记，以便您可以轻松访问您的记录。

在线存储文件也是一个可行的选项。使用在线文件，您无需担心与纸张文件丢失或损坏的记录。您可以存储计算机上文件中的记录或者在线工资单系统。

当您在线存储文件时，您可能仍然可以保留一些纸质文件。确保您为您创建的记录保留系统对您有意义。您可以考虑组织记录年或类别。

为什么您必须遵守薪资记录保留要求

The following agencies require that you keep records:

• 美国国税局
• 公平劳动标准法案
• 平等就业机会委员会

工资单记录保留让您符合美国国税局。而且，你必须有记录如果您被IRS审核。

《公平劳动标准法案》还要求哟u keep payroll records. You need to keep identifying information about each employee as well as information about the hours they work and their pay.

为了防止工作场所的歧视，平等就业机会委员会（EEC）要求您保留就业记录。记录可以证明或反驳歧视个人终止。

最重要的是法律要求，保留薪资记录也可以帮助您和您的业务。有记录保留，您可以保持组织。记录保留有助于您跟踪您的业务财务，计划预算和准备税收。

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本文已从2011年6月1日的原始出版日期更新。

这并非旨在作为法律建议;有关更多信息，请click here.