作为一个小企业主，你必须买东西来经营你的公司。当你从许多供应商那里购买时，他们会寄发票给你。不管理发票可能会导致延迟付款、额外费用和关系受损。为了更好地管理业务账单，采取措施改进应付账款流程。

应付账款流程改进的9个步骤

应付账款是经营企业中艰难但重要的一部分。使用以下应付账款流程步骤来学习如何改进应付账款流程。

1.尽可能实现无纸化

电子票据可以使应付账款的处理更容易。你不必等着收到账单的邮件。另外，纸质发票很容易丢失或损坏。在线账单可以帮助你避免由于丢失纸质账单而延迟付款。

一些供应商让您选择接收纸质发票或电子发票。鼓励你的供应商电子邮件发票．给他们提供他们需要的联系信息。

一旦你收到在线发票，你就可以把它导入你的vwin055 ．你还可以扫描并上传纸质发票到软件中，这样你所有的账单就都在同一个地方了。

如果可能的话，为你的常规供应商设置在线支付。你需要提供帐号、联系方式和欠款金额等信息。通过在线计费，你可以通过手机或电脑进行支付。你不必担心手写支票或购买邮资。

2.标准化应付账款的工作流程

重复是有效应付账款流程的关键。建立一个标准化的系统来管理从你收到帐单到你付款的发票。

把你的发票放在一个你可以很容易找到的地方。按优先次序和日期排列发票。例如，按照最近的到期日和最远的到期日来组织账单。

使用一个应付账款账龄报告管理发票到期日期。AP老化报告可以帮助您查看哪些供应商的付款已经过期。

AP老化报告在左侧列出供应商。下面的列显示了从左到右的旧发票金额。它们被标记为“当前”，“逾期1-30天”，“逾期31-60天”等等。每一行的总金额列在最后一列中。

债权人的名字	当前的	逾期1-30天	逾期31-60天	逾期61-90天	逾期超过90天	总计
债权人# 1
债权人# 2
债权人# 3
总计

3.设置提醒

积极主动地组织应付账款。人们很容易忘记付款，也很容易漏掉一些发票。通过设置提醒，你可以在账单到期之前处理掉它们。

提醒可以帮助你预估费用。使用日历来管理发票的到期日期，并设置提醒，当到期日期临近时自动通知您。

4.归档数据

应付账款流程管理的最佳实践之一是跟踪发票数据。在收到账单文档后，立即将其保存在一个在线文件中。这包括采购订单、发票、收据和来自供应商的通知。

节省这些文件可以帮助你准确地支付发票。你知道什么时候必须付账单，该付谁的钱，该付多少钱，以及你要付什么钱。当回答发票问题时，请参考这些文件小型企业纳税申报表．

5.更新联系人信息

你需要能够联系到你的供应商和供应商。获取供应商的当前电话号码、电子邮件地址和邮件地址。将供应商联系信息编译到一个集合空间中。

你的供应商也需要能够联系到你。确保所有沟通渠道的联系信息都是最新的。

6.寻找折扣

当你欠的钱越少，应付的流程流程压力就越小。尽量在你需要的用品、库存和服务上找到折扣。

一些供应商提供提前付款折扣。弄清楚你的供应商是否会在你的账单到期之前扣掉你的款项。此外，了解谁收取利息或滞纳金，避免向这些供应商支付滞纳金。

如果你定期大量订购某些商品，你可能会通过批量购买获得折扣。当你批量购买时，你订购的商品数量更多，但总金额有折扣。从长远来看，这最终会为你省钱。只要在批量购买之前确定你需要的东西。

7.保持关系

你与供应商的关系是应付账款效率的关键部分。建立信任有很长的路要走。供应商关系可以帮助你应对很多情况，从需要即时供应到推迟交货期。

一定要尽可能按时支付给你的供应商。当你无力支付时，要开诚布公。一旦你意识到你无法在截止日期前完成工作，就立即联系你的供应商。一起想出一个解决方案，比如一个双方都能同意的付款计划。

供应商关系帮助你在你需要的东西上获得更好的交易。你还可以扩大你的网络，因为忠诚的供应商可能会向其他人推荐你。

8.你的支出预算

创建业务预算可以帮助您避免延迟付款，从而改善应付账款的端到端流程。你知道你需要支付什么，你需要支付多少钱。

使用你的发票来确定你每个月的账单总计有多少。确保你至少有那么多制定商业预算．使用预算和发票的到期日期。这样，你就不会花太多的钱。

9.建立现金储备

有时候，当你的公司账单到期时，你很难支付。当现金周转缓慢的月份导致你缺少当前的发票付款时，最好有一个现金储备．

现金储备是一种只在必要时使用的应急基金。打开一个业务储蓄账户并定期向它捐款。当你在某个月没有足够的钱支付账单时，现金储备可以帮助你。一定要尽快从现金储备中拿出你要用的钱。

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